Process Mining als Alternative zum Beratungsprojekt?

Warum Process Mining Prozessberater gerade nicht überflüssig macht, sondern Projekte für den Kunden wesentlich effizienter gestalten kann. Ein erstes Resümee nach der Hype-Welle.

Zu Beginn des Process Mining-Hypes Mitte 2016 fand man in diversen großen Fachzeitschriften Artikel, die einen Abgesang auf Prozessberatungen titulierten (Bsp. Link). Process Mining wurde als die neue digitale Alternative zu Unternehmensberatungen gefeiert und sollte diese in Zukunft überflüssig machen. Die Idee, ein Computerprogramm mit fähigem Big-Data Algorithmus erreiche ähnliche Ergebnisse wie ein analoges und zumeist kosten- und zeitaufwändiges Beratungsprojekt, schien ein Ende der klassischen Beratungsdienstleistung zu postulieren. Aus diesem Ansatz heraus investierten viele Unternehmen in Process Mining-Software und deren Implementation in die eigenen IT-Infrastruktur.

Nun, zwei Jahre später, ist es Zeit, eine erste Bilanz zu ziehen. Konnte Process Mining den hohen Erwartungen gerecht werden? Und trat das ein, was sich von der Software versprochen wurde – einen digitalen Prozessberater im Unternehmen zu etablieren?

Diese Frage lässt sich nicht einfach mit Ja oder Nein beantworten. Fakt ist zunächst: Die Durchdringung von Process Mining und ähnlichen Software-Produkten steigt jedes Jahr kontinuierlich an. Dies deutet darauf hin, dass ein Nutzen für die Software in Unternehmen gefunden werden konnte. Aus mehreren Projekten auf dem Gebiet, kann dies auch klar aus Anwendersicht bestätigt werden. Process Mining ist eine Methode, mit deren Hilfe sich effizient effektive Auswertungen und Analysen jeder Art von digital abgebildeten Geschäftsprozessen erreichen lassen. Dabei liegt jedoch der Teufel im Detail. Process Mining kann dann als (quasi) Selbstläufer eingesetzt werden, wenn die zu analysierenden Geschäftsprozesse in Gänze digital abgebildet sind. Ist dies nicht der Fall, müssen die erhaltenen Daten mit Fundamentalwissen der Prozesseigner ergänzt werden - eine Anreicherung der Process Mining Analyse durch klassischer Erhebungsverfahren.

Das beobachten wir besonders bei operativen Prozessen. Jedwede Bewegung, Bearbeitung, Lagerung und Veräußerung von Gegenständen wird zumeist digital nicht 100% genauso erfasst, wie die Prozesse in der Realität tatsächlich ablaufen. Da hilft es, frühzeitig Analysen zu hinterfragen und zu ergänzen, um keine falschen Schlüsse aus der automatisierten Analyse zu ziehen. Hierzu haben Berater meist Methoden und Tools an der Hand. In kaufmännischen Prozessen, die zumeist bereits digital ausgeführt werden und keine physische Prozessfolge abbilden, sieht das anders aus. Order-to-Cash oder Purchase-to-Pay Prozesse lassen sich zumeist ohne weiteres Dazutun vollumfänglich mit Process Mining analysieren. Hier lässt sich behaupten: Ja, Process Mining macht den Berater überflüssig.

Auch ist in diesen Fällen die Implementation der Software einfach. Gängige standardisierte kaufmännische Buchungskreise in SAP können die meisten Process Mining-Produkte bereits automatisiert auswerten. Ist das IT-System jedoch stark individualisiert (im Rahmen eins Customizings), braucht es einen IT-Entwickler, der die Process Mining-Software an das System anpasst. Hier sollte sich die Frage gestellt werden, ob der meist erhebliche Aufwand (zusätzlich zu hohen Lizenzkosten) für Programmierarbeiten im richtigen Verhältnis zum Nutzen steht. Plug-and-Play funktioniert nach heutigem Stand dann doch nur für einige wenige Standard-Buchungskreise in SAP.

Eine Process Mining-Software ist ein komplexer Algorithmus, der detaillierte Auswertungen über Prozesse liefern kann. Er verfügt jedoch nicht über KI - Künstliche Intelligenz. Die Zahlen, die sich aus der Analyse ergeben, müssen interpretiert und in Maßnahmen umgewandelt werden. Dabei ist ein hohes Maß an Erfahrung von Nöten. Diese Erfahrung liefern die meisten Process Mining-Softwareanbieter gleich mit, indem Sie mit einer Großzahl an Beratungshäusern kooperieren, die bei der Auswertung helfen. Alleine diese Tatsache lässt einen dann doch zu dem Schluss kommen: Nein, Process Mining schafft den Berater nicht ab.

Unterhält man sich mit Unternehmen, die Process Mining im Einsatz haben, so bestätigt sich die These, dass Process Mining keine Alternative zur Prozessberatung, wohl aber eine sinnvolle Ergänzung ist. Erfolgreich mit dem Einsatz waren Firmen, die nach der technischen Implementation intensiv mit einem Experten zusammengearbeitet, Use Cases definiert und erste Auswertungen gefahren haben. Weniger begeistert von der Methode sind eben jene Unternehmen, die lediglich in die (zumeist sehr teure) Software investiert haben, ohne eine klare Projektstruktur zu etablieren.

Als Fazit lässt sich sagen: Bis heute hat Process Mining den Berater nicht abgeschafft. Vielmehr wurde Beratern durch Process Mining eine neue Auswertungsform an die Hand gegeben, die Projekte für Kunden extrem beschleunigen und den Nutzen erhöhen kann.

Wir als GEPRO setzen Process Mining besonders in der Analyse von Materialflüssen sowie der Produktionssteuerung ein. In Projekten liefern wir die Software zusammen mit dem notwendigen Methodenwissen. Gemeinsam mit unseren Kunden führen wir Prozessverbesserungsprojekte durch und entscheiden auf Basis der Ergebnisse, ob es sich im Anwendungsfall lohnt, in die feste Implementation der Software in die betriebliche IT-Landschaft zu investieren. Wir glaube, dass das der einzig richtige Weg sein kann, Process Mining nachhaltig und sinnvoll einzusetzen. Langfristig kann dadurch Intelligenz in die Auswertungsroutine übertrage werden, so dass wir uns vielleicht eines Tages doch überflüssig machen werden.

von Dr. Markus Klevers


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