PROCESS MINING – MEHR SEHEN LERNEN

Im Sommer ging mit dem Hype um das deutsche „Decacorn“ Celonis auch das Thema Process Mining durch die Presse. Unser Kollege Dr. Markus Klevers kennt die Väter des Process Minings noch als Zimmernachbarn aus seiner Zeit an der RWTH Aachen. Neben Celonis beherrscht auch das Tool „DISCO“ von Fluxicon diese Methodik. GEPRO und T&O haben schon Erfahrung mit beiden Tools. Aus unserer Sicht schließt Process Mining eine wesentliche Lücke zwischen den klassischen statischen Aufnahmen (Wertstrom, Mengengerüst, Kapazitätsprofile) und den immer dynamischeren Anforderungen des Unternehmensumfelds.

Mithilfe von Process Mining kann ein Prozess aus den Rohdaten eines IT-Systems ausgelesen, visualisiert und ausgewertet werden. So wird der tatsächliche Ist-Zustand in einem Zeitintervall dargestellt. Die Methode kann dabei überall angewendet werden, wo es eine Aktivität (z.B. Buchung) mit einer eindeutig zuordenbaren ID (z.B. Auftragsnummern) und einem Zeitstempel der Aktivität (z.B. Buchungsdatum und Uhrzeit) gibt. Sie können sich das Process Mining wie ein Zeitraffer-Video Ihrer Auftragsdaten vorstellen. Von Geisterhand huschen die Aufträge von Buchungspunkt zu Buchungspunkt und stauen sich genauso rätselhaft vor manchen dieser Punkte.

Foto oder Video – beides ist im Prozessmanagement wichtig, um die richtigen Schlüsse zu ziehen. Der Wertstrom gibt ein sehr gutes Bild (Foto) einer bestimmten Auslastungssituation wieder und gibt einen guten Überblick über die statischen Zusammenhänge zu diesem Zeitpunkt. Dies hilft enorm, um in einer Gruppe ein gemeinsames Verständnis zu haben. Wenn Sie dagegen ein Video (Process Mining) vor sich haben, in dem Sie vor- und zurückspulen können, wird es schwieriger. Wann halten Sie den Film an? Wann schalten Sie auf Zeitlupe um? Ohne Wertstrom ist das kaum zu erkennen. Das Video ist aber umgekehrt auch die einzige Möglichkeit, bestimmte Engpässe erst zu erkennen, die zufällig entstehen und nicht aus dem Wertstrom abzuleiten sind. Also kein entweder/oder, sondern ein gezieltes Miteinander der Methoden Wertstrom und Process Mining.

In unseren Projekten konnten wir schon spannende Erkenntnisse dazu ableiten. Gerade die Visualisierung von Auftragsdurchläufen und deren Stau vor den Engpässen war für viele Führungskräfte ein Aha-Erlebnis. Wenn die meisten Aufträge einigermaßen flüssig durch Unternehmen laufen und es dann immer wieder zu Warteschlangen kommt, dann steigt der Wille, entsprechende Maßnahmen einzuleiten.

Process Mining ist nicht nur etwas für die DAX-Unternehmen, sondern gerade auch für den Mittelstand. Als Standardmethode eingesetzt, hilft es die Datenqualität zu verbessern oder die Anforderungen an ein IT-System deutlich besser zu beschreiben. In Optimierungsprojekten ist die Methode in der Kombination mit dem Wertstrom kaum zu schlagen und bringt die Ursachenanalyse schnell auf den Punkt.

Genauer erklärt dieses Video die Funktionsweise: https://www.youtube.com/watch?v=-KGRsex4JxQ

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